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ウルマップ>UMA記事一覧> Web会議室システム「ZOOM」の使い方
2018年05月10日

Web会議室システム「ZOOM」の使い方

How to ウルマップ

近年、ビジネスにおける新しいビデオ会議ツールとして、大きな注目を浴びている「ZOOM」。従来、多く利用されてきたビデオチャットツール「スカイプ」から切り替えている企業も増えてきているとのこと。さまざまな企業で導入が進む「ZOOM」とは何か、その利用方法について詳しく解説します。

ZOOMとは?

アメリカの企業が開発した、企業向けオンライン会議ソフト「ZOOM」は、パソコンやタブレット、スマートフォンからでも簡単に接続できる次世代のビデオ会議ツールです。スカイプよりも手軽に利用開始できるということで、多くの企業やビジネスマンの中で導入が進んでいます。基本的に無料で利用ができ、管理コストが発生しないところも魅力の1つ。

便利な機能

ZOOMは、お互いにアカウントが必要なスカイプなどと違い、相手にウェブ会議に入るURLを送るだけで接続が可能です。参加してもらう相手へ面倒な設定なども必要ないため、スムーズなビデオ会議ができます。このように簡単操作で利用できる「ZOOM」は、参加者も500名までを可能としています。大きなセミナーなども、遠方で参加出来ない方もZOOMを使えば気軽に参加が可能ですね。
ビデオ通話というと、画質や音声が粗くなってしまうのも気になるポイントですよね。しかしZOOMは、高画質・高質音声が特徴なので安心。また資料なども、会議中に画面共有が可能なので、資料を紙で用意する必要などもないため、コスト削減にも繋げることができます。

ZOOMを始めるには

ではここから、ZOOMを利用していくための手順を解説します。

まずはアプリをダウンロード

スマートフォンやタブレットでZOOMを利用する際、専用アプリはiOS用・Android用の両方があります。ダウンロードは、もちろん無料です。パソコンで行う際は、ブラウザ上で利用が可能です。

iOS
iTunesストア→「ZOOM」で検索→「ZOOM Cloud Meetings」という名前のアプリをダウンロード
>>ZOOM Cloud Meetingsへのリンク(iTunesストアへ移動します)
Android
Google Playストア→「ZOOM」で検索→「ZOOM Cloud Meetings」という名前のアプリをダウンロード
>>ZOOM Cloud Meetingsへのリンク(Google Playストアへ移動します)

アカウント作成

ZOOMを使って会議を主催することがある場合は、アカウントを作成する必要があります。(招待されるだけであればその必要はありません)
アカウント作成の方法は、ZOOMのホームページへアクセスし、トップページの「仕事用メールアドレスを入力してください」と表示されているところに、アドレスを入力し「サインアップは無料です」をクリック。その後、入力したメールアドレスに確認メールが届くので「アクティブなアカウント」を押せば、名前とパスワードを入力する画面に切り替わるので、必要事項を入力したら完了です。

ZOOMで会議を開始する

続いて、ZOOMを使って会議を行うには、どういった手順で進むのでしょうか。ZOOMでビデオ会議を始める前に、パソコンで使用する場合は必ず「ウェブカメラ・マイク・スピーカー」を用意しておきましょう。スマートフォン・タブレットなどで使用する場合は、イヤホン等使えばいいですが、パソコンを使う際は、これらがないと相手の声も聞こえなければ、自分の声や画面も伝えられません。

相手から招待された場合


会議の参加者は、ZOOM主催者より「招待URL」もしくは「9~10ケタの数字」が届きます。
招待URLを受け取った方は、そのURLをクリックしてZOOMを起動させます。タブレットやスマートフォンの場合は、アプリが立ちあがり(初めての場合はダウンロードを促す画面が出ます)、パソコンで利用する場合は、ZOOMのソフトをダウンロードする画面が出るので、初めての場合はそこから「zoom Meetings」をダウンロードしてください。
インストールが完了すると「電話で参加」もしくは「コンピュータで参加」の表示が出るので「コンピュータで参加」を選び、その画面に表示されている「コンピュータでオーディオに参加」を押します。これで、相手と繋がることができます。

またURLではなく、主催者から数字を受け取った方は、ZOOMを起動し「ミーティングに参加」のボタンを押して、送られた番号を入力してください。番号を入力したら「参加」ボタンを押すことで、簡単に会議に参加することができます。その際に、必ずオーディオ・ビデオを必ず「オン」の状態にしておかないと、会議に参加した際に画面が表示されなかったり、音声が届かなくなったりします。

自身が主催する場合

ZOOMを使ったビデオ会議を、自分自身が主催する場合は、メールなどで招待URLや番号を送ります。一番シンプルな方法は、ZOOMを起動した際に表示される「招待URL」を参加者へ送るだけです。相手はアカウントを作成する必要がないので、会議時間がきたらURLをクリックするだけで開始することができます。
他にも、URLに記載の数字のみを送る方法や、ZOOMを立ち上げた際に表示される「招待」ボタンを押して、招待メール文を自動作成して送る方法があります。

まとめ

これまでスカイプや、その他ツールを使っていたけれど、エラーが頻繁に起きたり、使いにくさを感じたりしていたという方も、ZOOMを使うことで一気に問題が解消するかもしれません。